Beteiligte
Jeder sieht genau das, was er braucht.
Eine Akte, fünf Blickwinkel. Was jede Rolle sieht und tun darf, ist fest geregelt – und wird bei jeder Änderung automatisch geprüft.
Makler
siehtdie ganze Akte, alle Räume, alle Beträge
erledigtprüft, schreibt aus, beauftragt, gibt Rechnungen frei
Bewohner
siehtStand, Termine und Chat – keine Beträge, keine Angebote, keine internen Notizen
erledigtmeldet, bestätigt Termin und Erledigung
Handwerksbetrieb
siehtdie Anfrage ohne Kontaktdaten, nach dem Auftrag den Kontakt
erledigtbietet an, stimmt Termine ab, meldet fertig, stellt Rechnung
Hausverwaltung
siehtAkte, Status und Aufträge ihrer Objekte – Beträge nur bei Aufträgen, die sie freigibt; den gemeinsamen Chat nur lesend
erledigtgibt Aufträge ab Ihrer Schwelle frei
Versicherer
siehtSchadenanzeige, Nachmeldung und Rechnung per E-Mail
erledigtantwortet per E-Mail – die Antwort landet in der Akte
Makler – Sie führen.
Die Akte gehört Ihnen. Sie sehen alles, entscheiden und behalten den Überblick über alle Schäden Ihres Hauses.
Werkzeuge
- Startseite „Heute zu tun“ und die Karte „Nächster Schritt“ in jeder Akte
- Register mit Objekten, Einheiten, Personen und Policen – Bestand per Excel oder CSV übernehmen
- Partnerverzeichnis mit Gewerken, Einsatzgebieten, Preislisten und Nachweisen
- Ausschreibung, Vergleich, Beauftragung und Rechnungsprüfung
- Post an der Akte mit eigener Eingangsadresse und Volltextsuche
- Monatsbericht als PDF und CSV
Zugang Passwort plus zweiter Faktor (App-Code oder Passkey). Rollen im Team: Inhaber, Admin, Sachbearbeitung, Mitglied, Lesezugriff.
Bewohner – melden in wenigen Minuten.
Bewohner brauchen weder App noch Passwort. Sie melden am Handy, sehen jederzeit den Stand und stimmen den Termin direkt mit dem Betrieb ab.
- Melden per QR-Aushang im Treppenhaus, mit Fotos und Videos
- Anmeldung per Link aus der E-Mail – 15 Minuten gültig, nur einmal nutzbar
- Termin und Erledigung mit einem Klick bestätigen
- Portal und Systemmails auch auf Englisch
Ohne E-Mail? Ist ein Bewohner als „nur telefonisch erreichbar“ markiert, bekommen Sie statt E-Mails Aufgaben „Bewohner anrufen“ – und tragen stellvertretend ein.
Betriebe – Anfragen, die man vergleichen kann.
Betriebe bekommen klare Anfragen mit Frist und geben ihr Angebot in fester Struktur ab. Termine stimmen sie im Chat ab, die Fertigmeldung kommt mit Foto.
- Eigenes Profil mit Gewerken, Einsatzgebiet, Preislisten und Nachweisen
- Kontaktdaten der Bewohner erst ab dem Auftrag
- Rechnung als XRechnung, ZUGFeRD oder PDF
- Zugang mit zwei Faktoren
Ohne Portal? Betriebe ohne Zugang bekommen die Anfrage als PDF per E-Mail. Sie tragen Angebot und Fertigmeldung stellvertretend ein – gekennzeichnet.
Hausverwaltung – frei geben, wo es nötig ist.
Die Hausverwaltung sieht den Stand ihrer eigenen Objekte und gibt Aufträge frei, sobald der Betrag Ihre Freigabeschwelle erreicht.
- Nur die eigenen Objekte – nichts von anderen Verwaltungen
- Freigabe im Portal, Entscheidung mit Namen und Zeitpunkt im Verlauf
- Gemeinsamen Chat lesen
- Anmeldung per Link aus der E-Mail
Versicherer – alle Unterlagen, ohne neues Konto.
Der Versicherer bekommt Schadenanzeige, Nachmeldung und die geprüfte Rechnung mit Prüfprotokoll per E-Mail. Er braucht kein Konto. Seine Antworten landen über das Aktenzeichen direkt in der Akte.
Eine direkte Anbindung über BiPRO ist für später geplant.